Dimulai sejak Rabu, 6 November 2019, bertempat di Depo Arsip Dinas Perpustakaan Kabupaten Pacitan, telah dilaksanakan penilaian “Monev Hasil Pengawasan 2018″ oleh Disperpusip Provinsi Jatim. Penilaian ini dilakukan selama 2 hari (sampai 7 November 2019), dengan tim penilai sejumlah 2 orang, yakni Wahyu Setiawan, S.H., M.H (Seksi Pengawas Kearsipan) dan Hari Sugiyanto, S.H.
Tujuan diadakannya Monev (Monitoring dan Evaluasi) ini adalah sebagai tindak lanjut dari pengawasan tahun 2018 yang lalu, untuk melihat dan memantau sudah sejauh mana Depo Arsip telah melaksanakan seluruh program dan kegiatan kearsipannya sesuai Standar Nasional Kearsipan.
Undang – undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin tercipta dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal , perlindungan kepentingan negara dan hak – hak keperdataan rakyat, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta Arsip baik pusat ,maupun daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang – undangan perlu dilakukan pengawasan kearsipan.
Selanjutnya, sebagaimana diatur dalam Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Nomor 30 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah, bahwa nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan salah satu komponen dalam Penilaian Birokrasi.
Dengan diberlakukannya Peraturan Arsip Nasional Nasional RI No 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, maka nilai hasil pengawasan kearsipan suatu instansi baik pusat maupun daerah pada tahun 2021 merupakan akumulasi nilai pengawasan kearsipan eksternal ( 60 % ) ditambah nilai rata – rata pengawasan kearsipan internal ( 40 % ).
Hari kedua jadwal penilaian (7 November 2019), dilaksanakan Rapat Penataan Arsip Daerah di RKP Pacitan, yang dihadiri oleh Bupati Dr. Indartato, M.M, Sekretaris Daerah Kabupaten Pacitan Dr. Ir. Heru Wiwoho. S. P., M.Si, Kepala Dinas Perpustakaan Drs. Cipto Yuwono, M. Pd, Sekretaris Dinas Perpustakaan Dra. Jayuk Susilaningtyas, M.M, dan perwakilan dari 31 OPD se-Kabupaten Pacitan.
Sehubungan
dengan hal terkait di atas, diberitahukan kepada semua jajaran OPD se-Kabupaten
Pacitan untuk memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
a) Pada tahun 2020 masing masing Instansi sudah harus melaksanakan pengawasan
kearsipan Internal sesuai ketentuan pasal 14 Peraturan Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan ;
b) Mempersiapkan pengelolaan arsip aktif di setiap central file ( unit pengolah )
terutama arsip yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan tahun anggaran 2019,
karena pengawasan kearsipan Internal tahun 2020 terdiri dari :
1) Pengawasan sistem kearsipan internal,
2) Pengawasan pengelolaan arsip aktif
Harapan ke depannya, Depo Arsip mampu melaksanakan seluruh kegiatan dan program Kearsipan sesuai ketetapan Undang – undang No. 43 Tahun 2009, sehingga mampu menjadi contoh sekaligus pembina bagi OPD seluruh Kabupaten Pacitan dalam penataan arsip yang benar sesuai standart yang ada.(Penulis:Nisa Permana/Doc:Nisa & Yudhis/Depo Arsip/Dinas Perpustakaan Pacitan)
