Dimulai sejak Rabu, 6 November 2019, bertempat di Depo Arsip
Dinas Perpustakaan Kabupaten Pacitan, telah dilaksanakan penilaian “Monev Hasil Pengawasan
2018″ oleh Disperpusip Provinsi Jatim. Penilaian ini
dilakukan selama 2 hari (sampai 7 November 2019), dengan tim penilai sejumlah 2
orang, yakni Wahyu Setiawan, S.H., M.H (Seksi Pengawas Kearsipan) dan Hari
Sugiyanto, S.H.
Tujuan
diadakannya Monev (Monitoring
dan Evaluasi) ini adalah sebagai tindak lanjut dari pengawasan tahun 2018 yang
lalu, untuk melihat dan memantau sudah sejauh mana Depo Arsip telah
melaksanakan seluruh program dan kegiatan kearsipannya sesuai Standar Nasional
Kearsipan.
Undang –
undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan
kearsipan bertujuan untuk menjamin tercipta dan ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal ,
perlindungan kepentingan negara dan hak – hak keperdataan rakyat, keselamatan
dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional serta meningkatkan kualitas
pelayanan publik. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar
kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta Arsip baik pusat ,maupun daerah
menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang – undangan perlu
dilakukan pengawasan kearsipan.
Selanjutnya,
sebagaimana diatur dalam Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi
Birokrasi Nomor 30 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang
Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah, bahwa nilai hasil
Pengawasan Kearsipan merupakan salah satu komponen dalam Penilaian Birokrasi.
Dengan
diberlakukannya Peraturan Arsip Nasional Nasional RI No 6 Tahun 2019 tentang
Pengawasan Kearsipan, maka nilai hasil pengawasan kearsipan suatu instansi baik
pusat maupun daerah pada tahun 2021 merupakan akumulasi nilai pengawasan
kearsipan eksternal ( 60 % ) ditambah nilai rata – rata pengawasan kearsipan
internal ( 40 % ).
Hari
kedua jadwal penilaian (7 November 2019), dilaksanakan Rapat Penataan Arsip
Daerah di RKP Pacitan, yang dihadiri oleh Bupati Dr. Indartato, M.M, Sekretaris
Daerah Kabupaten Pacitan Dr. Ir. Heru Wiwoho. S. P., M.Si, Kepala Dinas
Perpustakaan Drs. Cipto Yuwono, M. Pd, Sekretaris Dinas Perpustakaan Dra. Jayuk
Susilaningtyas, M.M, dan perwakilan dari 31 OPD se-Kabupaten Pacitan.
Sehubungan
dengan hal terkait di atas, diberitahukan kepada semua jajaran OPD se-Kabupaten
Pacitan untuk memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
a) Pada tahun 2020 masing masing Instansi sudah harus melaksanakan pengawasan
kearsipan Internal sesuai ketentuan pasal 14 Peraturan Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan ;
b) Mempersiapkan pengelolaan arsip aktif di setiap central file ( unit pengolah )
terutama arsip yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan tahun anggaran 2019,
karena pengawasan kearsipan Internal tahun 2020 terdiri dari :
1) Pengawasan sistem kearsipan internal,
2) Pengawasan pengelolaan arsip aktif
Harapan ke
depannya, Depo Arsip mampu melaksanakan seluruh kegiatan dan program Kearsipan
sesuai ketetapan Undang – undang No. 43 Tahun 2009, sehingga mampu menjadi
contoh sekaligus pembina bagi OPD seluruh Kabupaten Pacitan dalam penataan
arsip yang benar sesuai standart yang ada.(Penulis:Nisa
Permana/Doc:Nisa & Yudhis/Depo Arsip/Dinas Perpustakaan Pacitan)